【業務効率化】アウトソーシングのメリット・デメリットを解説します！

• 専門知識の活用

アウトソーシング先には、特定の業務やプロジェクトに特化した専門知識を持つ人材がいます。そのため、自社内で雇うよりも高度なスキルや専門性を活用することができます。例としては、会計業務や労務関係の手続きなどは税理士や社労士に依頼した方が早くて確実です。

• コスト削減

アウトソーシングを利用することで、人件費や設備費などの固定費を削減できます。また、外部の業者に委託することで、自社内でのトレーニングや管理費用も削減できます。例としては経理と事務作業で月8万円でパートを雇っていた場合、業務量にもよりますが、税理士に依頼するとい3～5万円で対応できたりします。単純に差額がコスト削減になりますね。

• 柔軟性と効率性の向上

アウトソーシングを利用することで、必要に応じてリソースを柔軟に増減させることができます。特にプロジェクトの規模が変動する場合や、一時的な業務が発生する場合には、外部のサービス提供者に柔軟に対応してもらえます。一時的な業務のために人を雇ってしまうと、業務量が減ったその後は人件費だけが残ってしまいます。さらに先ほどの例でいえば、経理業務をアウトソーシングして、パートの手が空いたら人が足りていない職場の応援に行くようにするなどして効率化を図ることが出来ます。

• リスクの分散

特定の業務やプロジェクトをアウトソーシングすることで、自社内でのリスクを分散することができます。外部の専門家に業務を委託することで、その分野におけるリスクを専門家が負担することになります。書類関係の提出や届出などは書き間違えたりすると受理されなかったりします。製造業でも外注先の作業の部分は自社の責任にはなりません。

• フォーカスの集中

アウトソーシングによって、自社のコアビジネスにフォーカスすることができます。一般的な業務やサポート業務を外部に委託することで、自社のリソースを本来の事業戦略の実行に集中させることができます。出来るだけルーティン業務はアウトソーシングし、コア業務は自社でやるようにするのが原則です。

• コミュニケーションの課題

アウトソーシングを利用する場合、外部の業者や専門家とのコミュニケーションが円滑でない場合があります。タイムゾーンの違いや言語の壁、文化の違いなどが、プロジェクトの進行や成果物の品質に影響を与える可能性があります。特にプロジェクト型ではコミュニケーションの取り方によってプロジェクトの成否が変わることもあります。

• 品質の一貫性の欠如

アウトソーシング先の業者や専門家が、自社の基準や期待に合致しない場合があります。品質管理や監督体制が不十分な場合、成果物の品質が一貫していないという問題が生じる可能性があります。アウトソーシングしたら大丈夫というわけではないことを覚えておきましょう。

• セキュリティリスク

機密情報や重要なデータを外部に委託する場合、セキュリティリスクが懸念されます。外部の業者が適切なセキュリティ対策を講じていない場合、機密情報が漏洩する可能性があります。単純な事務作業などであっても会議資料などを盗られたりすることも考えられます。

• 依存度の増加

アウトソーシングを継続的に利用することで、自社内のスキルや能力が低下する可能性があります。外部の業者に依存しすぎると、自社の業務を円滑に遂行するための内部リソースや能力を失うおそれがあります。アウトソーシングすると自社でその業務の知識・ノウハウが蓄積されません。

• コントロールの不足

アウトソーシングを利用する場合、外部の業者や専門家を直接管理することが難しい場合があります。業務の進捗や品質を管理するための効果的な監督体制が不足していると、成果物の遅延や品質低下が発生する可能性があります。

• コミュニケーションの強化

コミュニケーションの課題を解決するために、定期的な会議や進捗報告の実施、プロジェクト管理ツールの活用など、効果的なコミュニケーション手段を確立します。また、言語や文化の違いを考慮し、コミュニケーションスタイルを適切に調整することも重要です。特にリモートワークの場合はコミュニケーションが取りづらくなる傾向にあるので注意したいですね。

• 品質管理の強化

品質の一貫性を確保するために、外部の業者との契約に品質基準を明確に盛り込みます。また、品質管理チェックリストやテストプロセスの導入、定期的な品質監査の実施など、品質管理プロセスを強化します。業務委託の際に契約書で業務委託の範囲と責任区分を明確にしておくべきです！

• セキュリティ対策の強化

機密情報や重要なデータを外部に委託する場合、セキュリティ対策を強化します。セキュリティポリシーの策定と徹底、データの暗号化、アクセス制御の実施など、適切なセキュリティ対策を講じます。業務委託契約書に秘密保持の条項を入れておきたいですね。

• 依存度の管理

アウトソーシング先との依存度を管理するために、複数の外部業者との契約を結んだり、内部のスキルや能力を維持・強化するためのトレーニングやキャリア開発を積極的に行います。将来的に委託している業務を自社でやるようにするつもりなのかどうかを決めて、自社対応を考えているのであれば、人財育成が必要です。

• コントロールの強化

アウトソーシング先を効果的に管理するために、適切なプロジェクト管理体制を確立します。プロジェクトマネージャーや監督者の役割を明確にし、業務の進捗や品質を適切に管理します。また、リスク管理プロセスを導入し、リスクの早期発見と対処を行います。