【業務効率化】業務マニュアルの作成方法！ブログ記事の書き方で解説！

起業し、仕事の受注が増加してくるにつれて業務量も増加してきます。今まで自分が行ってきた業務を他の社員にやってもらう必要が出てきます。最初のうちは実際に一緒に業務をやりながら指導していきますが、いつまでも一緒に指導するわけにもいけません。そんなときは業務マニュアルを作成しておく必要があります。

今回は業務マニュアルの作成方法とブログ記事の書き方を例に解説していきます。

人手不足に関する記事はこちらを参考にして下さい。

本記事の内容

業務マニュアルの作成の必要性とメリット

業務マニュアルの作成の必要性とメリットは以下のようになります。

業務マニュアル作成の目的は①業務を標準化し、業務効率化・品質を安定させること、②経営者をルーティン業務から解放し、経営に専念させることです。

事業が大きくなるにつれて業務量も増加することは、先ほど触れましたが業務マニュアルを整備しておかないと業務量に押し潰されてしまいます。さらに残業時間が増え、人件費の増加や社員の不満にも繋がってしまいます。最悪の場合、社員が離職する原因にもなります。

そのような状況になる前に、業務マニュアルを作成・整備しておきましょう。

業務マニュアルの作成方法

業務マニュアルの作成方法は、まず業務の流れや手順を明確に整理し、必要な情報を収集します。次に、分かりやすい言葉で説明し、図や表を活用して視覚的にわかりやすくすることが重要です。また、マニュアルの構成やフォーマットも考慮し、最終的にはチームメンバーのフィードバックを取り入れて改善を行います。

業務マニュアルの目的と重要性

業務マニュアルの作成方法は、業務の手順やルールを明確にまとめることです。業務マニュアルの目的と重要性は、効率的な業務遂行や品質向上、新入社員の教育などに貢献します。

業務マニュアルの対象と範囲

業務マニュアルの作成方法は、まず業務の流れや手順を明確に整理し、それを文章や図表で表現します。具体的な手順や注意事項を追加し、分かりやすくまとめます。対象と範囲は、業務の種類や部署ごとに異なりますが、関連する業務全般を網羅するように設定します。

すべての業務をマニュアル化してしまうと業務に自由度がなくなってしまい、マニュアルにないことをしなくなってしまいます。そのため、日常的に発生する業務、つまりルーティン業務に絞り込んで作成する必要があります。日常的に行われる電話対応や書類の作成手順などでルール化されていないものを中心に作成していきましょう。

業務マニュアルの作成手順

業務マニュアルの作成方法については、まず業務の全体像を把握し、必要な手順やルールを整理します。次に、明確な目的や対象者を設定し、分かりやすい言葉で記述します。図や表を活用することで視覚的に理解しやすくなります。最後に、定期的な更新や改訂を行い、常に最新の情報を提供することが重要です。

自社の業務全体像を考えてみましょう。大区分⇒中区分⇒小区分といった流れで少しずつ細分化していきます。製造業（受注生産）の場合は以下のようになります。

①営業　⇒　②受注　⇒　③在庫確認・発注　⇒　④製造　⇒　⑤品質検査・梱包　⇒　⑥納品・出荷

ここから営業区分ではどのような業務があるのか、など分析していきましょう。その際に、次の業務に繋がるように作成することがポイントです。

業務マニュアルの構成要素

業務マニュアルの作成方法は、まず業務の流れや手順を明確に整理し、それを文章や図表で表現します。構成要素は、目次、導入、業務の目的や背景、手順の詳細、注意事項、FAQなどがあります。これらを適切に組み合わせて、読みやすく分かりやすいマニュアルを作成します。

業務マニュアルの作成のポイント

業務マニュアルの作成方法とポイントについては、読みやすさや分かりやすさを重視するために、簡潔な文言や図表の活用、項目の整理などがポイントです。まとめると以下のようになります。

上記のポイントの中でも重要なのが、「何も知らない人が見ても理解できる内容にする」と「全体業務のどの部分の手順なのかわかるようにする」です。

これは業務マニュアルを作成する人はその業務に関して十分理解しているため、「これくらいは書かなくても分かるだろう」「分からなかったら聞いてくるだろう」といった考えから疎かになりがちなポイントです。

業務マニュアルを読む人は業務に対して分からないから読んでいるため、読む人の立場に立って作成しなければ意味がありません。また、新人社員であれば、業務全体の流れも理解していないことも想定されるため、どの部分の業務マニュアルなのかも理解してもらう必要があります。

検索する読者のニーズを満たすブログ記事の書き方

ここからは実際にブログ記事の書き方という内容で、簡単に業務マニュアルの作成方法を解説できたらと思います。

まずは目的や対象読者を明確にし、必要な情報を整理します。次に、明確な構成や章立てを作成し、各項目ごとに詳細な手順や注意事項を記載します。また、図や表などの視覚的な要素を活用することも効果的です。検索する読者のニーズを満たすブログ記事の目次に関しては、タイトルや見出しを具体的にし、読者が求める情報が一目で分かるようにします。また、目次の項目は読者の関心や疑問に合わせて適切に選定し、分かりやすい言葉で表現します。

ブログ記事の作成の大まかな流れは以下のようになります。

①ターゲット選定　⇒　②ニーズ調査　⇒　③キーワード選定と情報収集　⇒　④構成設計（タイトル・見出し・本文）　⇒　⑤執筆　⇒　⑥見直し・修正　⇒　⑦リライト

今回の記事ですべての手順を解説するのは流石に書ききれないので、部分的に紹介したいと思います。

ブログ記事のターゲット選定手順

ターゲット選定の手順は①どのような人に、②どのような情報を、③どうなってもらいたいのか、といったものになります。基本的にブログ記事では読み手が記事を読むことで、読み手に有益な情報を提供しなければ意味がありません。出来るだけ読み手が具体的であるほど、記事内容がブレなくなります。

読者の検索キーワードの選定手順

読者の検索キーワード選定手順は、まず目的や対象読者を明確にし、必要な情報を整理します。具体的な手順や図表を使い、分かりやすくまとめることが重要です。

読者の検索キーワードの選定方法では、①読者のニーズや悩みを考慮する、②関連するキーワードを調査、③競合他社のキーワードやトレンドを把握、④適切なキーワードを選ぶという手順になります。

各手順でもう少し噛み砕いた詳細や例題が記載されていれば、解りやすくなります。例えば、「関連するキーワードを調査」という手順では「副業」と関連したキーワードとして「転職」「兼業」やもう少し深く入って「副業　スマホ」「副業　簡単」などが例として挙げてあれば、イメージしやすくなると思います。

タイトル決めの手順

ブログ記事のタイトルは、読者の興味を引きつけるために非常に重要です。タイトルが魅力的であれば、記事を読んでもらう可能性が高まります。そのため、タイトルを工夫して、興味を引くような言葉やフレーズを使うことが大切です。また、タイトルが具体的であれば、読者が記事の内容を予想しやすくなり、興味を持って読んでもらえるでしょう。

手順としては、①キーワードを抽出、②興味を引く言葉の選定、③見出し・本文との整合性の確認、④文字数の確認（３２文字程度）となります。

見直し・修正の手順

見直し・修正の手順は、①目的や対象読者を明確になっているか、②大きな見出しに画像は貼り付けられているか、③読みやすい文章になっているか（専門用語は極力避けること）、④各章や見出しのタイトルを確認する、⑤読者に行動を促しているか、⑥SEO対策を確認、となります。

記事全体を読んでみて、前後の文章がおかしくないか、文字装飾は適切か、など見直して必要であれば修正を行うといった手順になります。

まとめ

今回は業務マニュアル作成の必要性と作成方法について解説してきました。重要なことは読んだ人が業務マニュアルが分かりやすく、かつ、ルーティン業務に絞られているかです。年に１回しかない業務に対して業務マニュアルを作成しても大した効果はありません。もちろん重要な業務でミスしてはいけないものであれば必要な場合もあります。基本は日常業務の中でミスが起きがちな業務や直接サービスに関りがある業務を優先して業務マニュアルを作成するようにしたいものです。

手順書のテンプレートなどはこちらのサイトを参考にしてみてはいかがでしょうか？

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